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Hybride Veranstaltungen: Tipps und Erfahrungen aus unserer Praxis

1. Neue (und bewahrenswerte) Arbeitsrealitäten

Krisen sind häufig Treiber für Veränderungen. Die Coronakrise gilt als Durchbruch für digitales Arbeiten und  Homeoffice. Laut einer Studie der Krankenkasse DAK haben viele Menschen den Umstieg nicht nur gut verkraftet, sondern fühlen sich bei der Arbeit von Zuhause deutlich weniger gestresst, sind produktiver und haben mehr Zeit mit der Familie. Zusätzlich bestätigte jüngst eine Greenpeace-Studie, dass jährlich mehrere Millionen Tonnen CO2 in eingespart werden können, wenn weiterhin einige Tage in der Woche von zu Hause aus gearbeitet wird. Über die Hälfte aller deutschen Unternehmen plant zudem, dass Homeoffice weiter auszubauen, wie eine Befragung des Münchner Ifo-Instituts zeigte – alles Signale, dass Homeoffice ein zentraler Baustein unserer Arbeitsrealität bleiben wird.

2. Veranstaltungen für unsichere Zeiten

In den letzten Monaten zeigte sich bei vielen unserer Kund*innen aber die Unsicherheit, welche Veranstaltungen in Präsenz stattfinden sollten und welche eher digital bleiben können – besonders auch mit Blick auf ein weiterhin hohes Infektionsgeschehen. Allgemein gilt, dass die eher technisch-operativen Veranstaltungen von eingespielten Gruppen oder Teams relativ problemlos ins Digitale verlegt werden können; Veranstaltungen, bei denen die persönlich-emotionale Seite gefragt ist, müssen in Präsenz mit hohen Sicherheitsvorkehrungen stattfinden. In der Praxis erweist sich diese Unterscheidung aber oft genug als unscharf. Neben dem Entweder-oder gibt es auch bei dieser Frage zunehmend ein Sowohl-als auch. Das heißt konkret: Es schälen sich immer mehr hybride Veranstaltungstypen heraus. In unserem Verständnis sind das eigentlich in erster Linie Präsenzveranstaltungen, bei denen ein Teil der Teilnehmenden aus diversen Gründen nur online teilnehmen kann. Das allerdings mit dem Anspruch einer hohen Integration, sodass digital zugeschaltete Teilnehmenden keinen echten Nachteil erfahren. Das ist praktisch nicht ganz einfach zu realisieren, macht aber große Freude, wenn es gelingt. Unsere Erfahrungen mit hybriden Veranstaltungen teilen wir in unserem aktuellen Blog-Artikel gerne mit Ihnen.

3. Hybrides Veranstaltungsdesign

hybrid-workshop-workspaceIn der Praxis zeigt sich, dass der Aufwand und das Setup je Gruppengröße sich deutlich unterscheiden. Unterscheiden werden wir in zwei typische Arten von hybriden Veranstaltungen, die uns häufig begegnen: eher kleinere mit bis zu acht Präsenzteilnehmenden und eher mittelgroße Veranstaltungen mit bis zu 20 Präsenzteilnehmenden. Bei größeren Veranstaltungen sind wir schnell in einer eher „panelartigen Situation“ mit tendenziell passiveren Teilnehmenden, die bisher schon oft ausreichend digital integriert werden konnten. Herausfordernder sind aus unserer Sicht interaktiv gestaltete Workshop-, Trainings- und Gruppenformate. Die folgenden Setups für hybride Veranstaltungen haben sich bei uns bewährt. Wir halten sie für gut geeignet und geben Ihnen gerne einen Einblick.

3.1. Technische Ausstattung

Die Technik bildet die Schnittstelle zwischen der analogen und der digitalen Welt. Diese sollten möglichst wenige Hindernisse in der Kommunikation bilden – visuell und akustisch. Dabei haben sich folgende Aspekte als Knackpunkte herausgestellt.

Knackpunkt 1: Fokus durch geeignete Kamerasysteme

Damit die virtuell Teilnehmenden sowohl einen guten Eindruck von der Gruppe haben, aber auch die Mimik der Sprechenden zu sehen ist, sollte es zwei Kameras geben. Eine, die konstant und frontal die gesamte Gruppe (in U-Form sitzend) überträgt; eine weitere mobile Kamera überträgt idealerweise immer die oder den Sprechende*n. Gerade letzteres ist aufwändig. Als günstige Variante eignet sich ein leichter, mobiler Wagen mit Kamerasystem oder ein fernsteuerbares Kamerasystem (bspw. eine Logitech[1] BC950). Beide Kameras könnten in Zoom als zwei Nutzer eingebunden werden, um immer beide Bilder sichtbar zu haben. Eleganter sind dagegen intelligente Kamerasysteme, die automatisch einen guten Bildausschnitt wählen und in die Gesichter von Sprecher*innen hineinzoomen, bspw. Logitech Meetup für kleinere Räume oder eine Logitech Rally für größere Gruppen.

Medienwagen-hybride-Veranstaltungen-TechnikKnackpunkt 2: Mikrofonsystem als zentrale Herausforderung

Je größer die Gruppe im Präsenzraum, desto schwieriger ist es, die sprechende Einzelperson über ein zentrales Mikrofon gut zu hören. In größeren Gruppen haben wir teilweise einen Abstand von mehreren Metern von einem gemeinsamen Mikrofon und kleinste Hintergrundgeräusche stören die Audioqualität zusätzlich. Wir haben es bisher so gelöst, dass wir einen kleinen Konferenzlautsprecher mit Drahtlosverbindung (in unserem Fall: Jabra Speak 710) in ca. 2m Abstand durch die Moderation vor die jeweils sprechende Person gestellt haben. Die Tonqualität ist dann gut, allerdings ist der Aufwand für die Moderation hoch, da der Lautsprecher bewegt werden muss. Die professionellere Lösung sind hier entweder individuelle Ansteckmikrofone oder aufwändigere und modular erweiterbare Konferenzsysteme (bspw. Logitech Rally). Hier experimentieren wir selbst noch weiter und haben den Goldstandard noch nicht gefunden.

Knackpunkt 3: Gemeinsame digitale Arbeitsflächen

Wir alle kennen den positiven Effekt gemeinsamer Arbeitsflächen. Ideal für die virtuellen Teilnehmenden einer hybriden Veranstaltung wäre die gemeinsame Verwendung eines digitalen Whiteboards, wie wir es bereits in digitalen Formaten verwenden (bspw. Miro), ergänzt durch ein großes Bild der Arbeitsfläche per Beamer im Präsenzraum. Das dürfte aber in vielen Situationen die Interaktion im Präsenzraum so stark reduzieren, dass diese Lösung eher nicht in Frage kommt.
Eine Variante könnte eine weitere Kamera sein, die nur ein Pinnboard überträgt (und als zusätzlicher Nutzer / Bild in die Videokonferenz eingebunden wird). Pragmatisch hatten wir auch auf einer Veranstaltung in regelmäßigen Abständen ein Foto über die Chat-Funktion geteilt. Eine elegantere Lösung, die wir ins Auge fassen, sind digitale Flipcharts (bspw. Samsung Digital Flipchart) die, im Präsenzraum wie analoge Flipcharts verwendet werden können. Da es sich aber eigentlich um Touch-Bildschirme handelt, können sie problemlos an virtuell Teilnehmende gespiegelt werden.

Knackpunkt 4: Beamer für den digitalen Raum

Längst etablierter Standard für die Abbildung des digitalen Raums sind Beamer. Größere Bildschirme sind ausreichend für Gruppen bis acht Teilnehmende, darüber hinaus sollte aber in jedem Fall ein Beamer verwendet werden. Großsysteme und Smartboards sind nur für Konferenzräume mit fest montierten Tischen geeignet. Leider sind sie aber für die Praxis interaktiver Workshops aufgrund von Größe und Gewicht zu unflexibel und eher hinderlich.

3.2. Komplementäres Moderationstandem für eine enge Verzahnung

Eine hybride Veranstaltung sollte immer im Moderationstandem durchgeführt werden. Die Hauptmoderation ist neben der Gesprächs- und Prozesssteuerung für die Visualisierung zuständig. Daneben braucht es eine Co-Moderation, die in erster Linie den virtuellen Raum im Blick hat, aber selbst im Präsenzraum in der Nähe der Hauptmoderation sitzt. Am Notebook achtet die Co-Moderation immer auf ausreichende Einbindung der virtuell Teilnehmenden, durch einen Blick auf Meldungen, Chatbeiträge, die technische Verbindung, Bild- und Tonqualität, Einrichtung von Kleingruppenarbeiten etc. Diese Rolle macht einen wesentlichen Unterschied und sollte im engen Austausch mit der Hauptmoderation stehen – und nicht nur die technische Assistenz bilden. Bereits in der Konzeption einer hybriden Veranstaltung arbeitet die Co-Moderation die virtuellen Aspekte ins Konzept ein; so stellt sie vor und während der Veranstaltung sicher, dass die Teilnehmenden im virtuellen Raum nicht plötzlich abgehängt sind.

Raumplan-hybride-Veranstaltungen

 

3.3. Umsetzung von Kleingruppenarbeiten

Ein Schlüsselelement von Workshops und Veranstaltungen, die über sechs Teilnehmende hinausgehen, sind parallele Kleingruppenformate. Der erste Reflex in hybriden Veranstaltungen ist die Aufteilung der Kleingruppen in analoge und digitale Kleingruppen. Aus unserer Sicht verhindert dieser technisch einfachere Weg aber die echte Integration der virtuell Teilnehmenden – idealerweise sollte so gut wie möglich gemischt werden. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, je Kleingruppe ein vorbereitetes Tablet (in unserem Fall ein Apple iPad) in die Hand zu geben, um die virtuell Teilnehmenden für die jeweilige Kleingruppe an einen Meeting-Ort der Wahl mitzunehmen. Die Mikrofone und Lautsprecher sind für kleine Gruppen oft ausreichend, wenn das Tablet unmittelbar in der Nähe der Sprechenden platziert wird; alternativ kann auch hier ein Konferenzlautsprecher gekoppelt werden (bspw. Jabra Speak 710).

Die Zuteilung der virtuell Teilnehmenden in die jeweilige Kleingruppe erfolgt per Break-out-Gruppen (bspw. in Zoom). Dafür muss jedes Tablet als Nutzer in der Videokonferenz integriert sein und idealerweise eine eigene Bezeichnung haben (bspw. „Gruppe A“, „Gruppe B“, …). Spätestens an solchen Punkten werden Sie merken, dass in hybriden Designs klare Regieanweisungen für die digitale Umsetzung mitgedacht werden müssen. Sonst wird es schwierig, etwa eine bestimmte Anzahl von Tablets in einer vorherigen Kaffeepause zu starten.

Alternativ zur mobilen Arbeit mit Tablets können auch Kleingruppenspaces mit Bildschirmen und Technik vorbereitet werden. Hier treffen sich dann sowohl die virtuell, als auch die nicht-virtuell verbundenen Teilnehmer*innen, und es kann entweder ein Tablet oder ein Notebook angeschlossen werden. Damit wären die Kleingruppen zwar weniger flexibel, aber die technische Ausstattung ist natürlich besser.

4. Weitere Impulse für hybride Veranstaltungen

Wir sind bekennende Fans kleiner Tipps und Tricks. Manchmal machen gerade diese kleinen Impulse einen großen Unterschied. Unsere ergänzenden Tipps teilen wir deshalb sehr gerne ebenfalls mit Ihnen.

4.1. Technik und Ausstattung

  • Persona-hybride-VeranstaltungenPappaufsteller mit Tablet: Wenn die Zahl der virtuell Teilnehmenden überschaubar ist, könnten auch Pappaufsteller in der Silhouette der virtuellen Person im Stuhlkreis oder dahinter aufgestellt werden und auf den Kopf das Tablet angebracht werden. So hätte man den virtuellen Raum tatsächlich im Raum abgebildet und könnte auch physisch zu der Person gehen und mit ihr*ihm sprechen.
  • Kamerafrau*mann: Am Ende ist und bleibt es für Moderierende und Teilnehmende eine Herausforderung, Online-Teilnehmende technisch gut mitzunehmen. Hier wäre eine zusätzliche Person mit Kamera eine große Entlastung. Gerade auch, um Redebeiträge schnell auf einzelne Personen zu fokussieren oder in Pausen die virtuell Teilnehmenden atmosphärisch hinzuzunehmen; das ist mit einer statischen Kamera kaum zu machen.
  • Zweitmonitor vor der Moderation: Wenn mit einem Beamer gearbeitet wird, hat die Moderation die virtuell Teilnehmenden in der Regel hinter sich bzw. im Rücken. Um diese buchstäblich nicht aus dem Auge zu verlieren, können Sie das Videosignal auf einen zweiten Monitor spiegeln und den ca. 2m vor die Bühne stellen; so haben auch Sie als Moderation die virtuell Teilnehmenden jederzeit im Blick.
  • Mobiles Netzwerk im Grünen: Gerade im Sommer und zum Zweck des Infektionsschutzes können Sie auch draußen tagen – das geht in vielen Fällen nicht nur erstaunlich gut, sondern ist eine willkommene Abwechslung. Damit hier die Netzanbindung nicht eingeschränkt ist, lohnt es sich, einen LTE-WLAN-Router ins Grüne zu stellen, sofern das WLAN des Tagunsortes zu schwach ist. Wir haben zu unseren Teamtagen auch einfach per Handy einen WLAN-Hotspot eröffnet und für den Tag eine unbegrenzte Tarifoption des Handy-Dienstes gebucht. Limitierend war häufig der Strom für die Mobilgeräte. Hier sollte man mehrere Powerbanks dabei haben.
  • Stativ für Tablets: Tablets hat man oft in der Hand mit dabei. Hier lohnt es sich aber, ein Stativ dabei zu haben, um Tablets jederzeit in der Kleingruppe kurz auf richtiger Höhe abzustellen und zu drehen. Häufig fehlt es an Abstellfläche und in der Hand halten lenkt vom Gespräch eher ab.

4.2 Moderation und Interaktion

  • Grundständiges Design als Hybridveranstaltung: Eine Hybridveranstaltung braucht nicht nur entsprechende Zusatztechnik, sondern andere Rollen, Aufgaben und ein Überdenken der angewendeten Methoden. Hier muss ein Skript von vornherein die Machbarkeit und Regieanweisungen einer hybriden Veranstaltung mitdenken.
  • Einbindung in informelle Kommunikation: Ein Ziel hybrider Veranstaltungen ist es, die Hürde zwischen virtuellem Raum und Präsenzraum zu reduzieren – und Augenhöhe zwischen den Teilnehmenden herzustellen. Besonders relevant ist das für spannungsreichere Workshops. So sollten die virtuell Teilnehmenden auch am informellen Austausch teilnehmen können und keine getrennten Offline-Seitendiskussionen stattfinden.
  • Geschwindigkeiten verheiraten: Virtuelle Veranstaltungen sind häufig enger getaktet. In hybriden Veranstaltungen sollten dagegen Geschwindigkeit und Pausenzeiten an denen eines Präsenzworkshops orientiert werden. Die Gesamtdauer sollte allerdings wieder auf die Dauer virtueller Veranstaltungen verkürzt werden. Teilnahme per Kopfhörer und Bildschirm ermüdet, weswegen sechs Stunden die obere Grenze sind.
    hybride-Veranstaltungen-Buddy
  • Warm-Up und Test: Wenn Gruppen das erste Mal in hybrider Konstellation zusammenkommen, hilft es, einen kurzen virtuellen Warm-Up mehrere Tage im Voraus zu veranstalten. Je nach Gruppengröße sollten das 30-60 Minuten sein. Hier kann eine kurze Startrunde mit ein paar persönlichen Check-in-Fragen ein guter Schritt sein, um miteinander warm zu werden. Die rein virtuelle Runde stellt alle zunächst auf Augenhöhe und erleichtert den Start in die hybride Situation. Gleichzeitig dient die Runde als kurzer gegenseitiger Technik-Test.
  • Offline-Buddy: Die Idee eines Tandempartners im Präsenzraum kann über eine*n Offline-Buddy umgesetzt werden. Dafür bekommt jede*r Online-Teilnehmer*in eine*n Teilnehmer*in im Präsenzraum zugeordnet. Er*sie muss allerdings mit klaren Aufgaben ausgestattet werden, damit sich die Online-Person nicht verloren vorkommt. Das kann beispielsweise so weit gehen, dass der*die Offline-Buddy die Online-Person auch per Tablet mit in die Pausen nimmt oder in der Pause kurz abstimmt, was er*sie noch braucht, um gut dabei zu sein. Idealerweise können sich die virtuell Teilnehmenden einen Offline-Buddy im Vorfeld aussuchen.
  • Pausengestaltung: Hier sollten die virtuell Teilnehmenden idealerweise per individuellem Tablet mit zum Buffet im Präsenzraum genommen werden, damit auch informelle Gespräche stattfinden können. Hier kann wiederum der*die Offline-Buddy behilflich sein.

5. Grenzen hybrider Veranstaltungen

Hybride Veranstaltungen sind ein Spagat zwischen den Welten. Häufig besser als eine reine Online-Moderation, aber dennoch ein hoher Aufwand für alle Beteiligten und trotzdem nicht ganz ohne Abstriche machbar. Es sollte die Frage erwogen werden, ob die hybride Veranstaltung für das individuelle Anliegen ein geeignetes Format ist. Ein paar Aspekte könnten aus unserer Sicht Ausschlussgründe sein:

  • Mangelhafte Technik: Hybride Formate sind hochgradig von einem funktionierenden technischen Setup abhängig. Wenn sich im Vorfeld abzeichnet, dass am Seminarort weder ein gutes WLAN, noch die entsprechende LTE-Netzabdeckung vorhanden sind, sollte man den Stecker ziehen. Gleiches gilt für eingeschränkte Video- und Audiotechnik.
  • Spannungsreiche Workshops: In einem hybriden Workshop gibt es immer ein gewisses Gefälle zwischen Offline- und Online-Teilnehmenden. Gerade bei absehbar spannungsreichen und konfliktiven Themen hilft der persönliche Kontakt. Zudem braucht es hier einen sicheren Raum und viel Vertrauen, der ggf. mit Virtuell-Teilnehmenden nicht gewährleistet werden kann.
  • „Mitschneidende“ / nur zuhörende Teilnehmende: Der Aufwand für einen hybriden Workshop ist hoch. Sofern Virtuell-Teilnehmende nur „mitschneiden“ / zuhören sollen, was zu den Themen besprochen wird (häufig bei eher operativen Veranstaltungen), kann die Technik deutlich vereinfacht werden. Da würde es dann weniger um Zusammenarbeit auf Augenhöhe gehen und Sie wären näher an einem Webinar-Setup mit guter Audio- und Videoübertragung in den virtuellen Raum – ggf. ergänzt durch Q&A-artige Sequenzen.

6.  Ihre Erfahrungen

Wir hoffen, dass wir Ihnen Anregungen für eigene hybride Veranstaltungen geben konnten. Welche Erfahrungen haben Sie bei der Durchführung mit hybriden Veranstaltungsformaten und Moderationen gemacht? Wir sind gespannt über Ergänzendes, Gegensätzliches oder Zustimmendes aus Ihrer Erfahrung in den Kommentaren!

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[1] Transparenzhinweis: Wir stehen in keiner wirtschaftlichen Beziehung zu diesem Hersteller, sondern kennen diese Produkte bisher aus unserer Anwendung. Wir sind gespannt über Ihre bewährten Alternativen über die Kommentarfunktion zu hören!

 

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