Vier Hebel für die erfolgreiche Moderation virtueller Meetings und Workshops

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Keine Angst vor der Moderation im virtuellen Raum!

Virtuelle_Moderation_ToolsVielleicht fragen auch Sie sich gerade: Ist es wirklich so viel anders, einen Workshop oder ein Meeting im virtuellen Raum zu moderieren? Und vor allem: Kann ich das? Wir sagen: Ja, Sie können das, denn im Grunde ist es wie im analogen (also nicht virtuellen) Workshopraum auch. Sie überlegen sich geeignete Formate und Methoden, um die Menschen zu einem gemeinsamen Ziel zu begleiten. Dabei passen Sie den Ablauf und die Methodik diesem Ziel, der Anzahl der Teilnehmer*innen und den räumlichen und zeitlichen Bedingungen an. Nichts anderes tun wir auch, wenn wir virtuelle Formate vorbereiten und moderieren.

Manches lässt sich aus dem analogen Raum sehr gut in ein virtuelles Format übertragen. So können Sie z.B. eine Kartenabfrage oder eine Brainstorming-Session, aber auch Punktabfragen oder Mindmapping mit Hilfe geeigneter Tools umsetzen, die wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen. Der virtuelle Raum bietet aber sogar handfeste Vorteile, die Sie nicht unterschätzen sollten: Mit wenigen Klicks erstellen Sie ein Quiz oder eine Wortwolke, die sich automatisch aus den Nennungen der Teilnehmer*innen generiert. Hier sind also methodische Ideen möglich, die Sie in einem Präsenzworkshop nicht so einfach realisieren können.

Damit Sie sich besser vorstellen können, wie ein Workshop im virtuellen Raum praktisch aussehen könnte, haben wir dieses Video für Sie vorbereitet. Wir haben hier mit einer Kombination von Zoom und Mural gearbeitet. Beide Tools stellen wir Ihnen in diesem Beitrag noch vor. Je nachdem, womit Ihre Organisation arbeitet, können wir interaktive Workshops aber genauso gut mit MS Teams, Miro und anderen Plattformen umsetzen bzw. Sie bei der Umsetzung unterstützen.

Aber auch in Ihrer Rolle als Moderator*in haben Sie einen Vorteil gegenüber dem analogen Raum: Sie können plötzlich viel häufiger zusammenfassen ohne sich ein Augenrollen von Seiten der Teilnehmer*innen abzuholen. Denn plötzlich wird sehr deutlich, welchen unschätzbaren Dienst Sie der Gruppe erweisen, wenn Sie die Moderation in sehr aktiver und stringenter Weise ausführen. Also: Bitte keine Angst vor der Moderation virtueller Formate!

Wir geben Ihnen in unserem aktuellen Beitrag vier Hebel mit auf den Weg, um eigene virtuelle Meetings und Workshops erfolgreich zu moderieren. Und wenn Sie das und weiteres Handwerkszeug auch praktisch erleben und selbst als Moderator*in ausprobieren wollen, ist vielleicht unser virtuelles Live-Training das Richtige für Sie.

Die wichtigsten Hebel für Ihre Moderation im virtuellen Raum

Hebel 1: Connecting People

Unterstützung_Verbundenheit_TeamGehen Sie aktiv mit der größten Herausforderung virtueller Formate um: dem Herstellen von Kontakt über die räumliche Distanz hinweg. Auch und gerade im virtuellen Raum sollten Sie den Teilnehmer*innen Gelegenheit geben, sich kennen zu lernen, ein besseres Verständnis füreinander zu entwickeln und schrittweise Vertrauen aufzubauen.

Legen Sie gleich am Anfang damit los: Den Duft frisch gebrühten Kaffees werden Sie natürlich nicht so einfach vermitteln können; Sie können aber Gelegenheit zum informellen Austausch in einer kurzen virtuellen Kaffeepause geben – vielleicht sogar mit angenehmer Hintergrundmusik. Und warum laden Sie Ihre Teilnehmer*innen nicht ganz einfach eine viertel Stunde vor dem Workshop zu einem informellen Ankommen ein?

Planen Sie gute Fragen und ausreichend Zeit für ein virtuelles Check-in ein, sobald Sie ihren virtuellen Workshop formal eröffnen. „Was sehe ich, wenn ich aus dem Fenster schaue?“ ist nur eine von vielen möglichen Fragen, die Kontakt zwischen den Teilnehmer*innen stiftet. Viele weitere Ideen für den gelungenen Check-in haben wir in unserem neuen denkzettel für Sie zusammengestellt. Denn am Anfang eines Meetings oder Workshops entscheidet sich, ob die Teilnehmer*innen gut in den virtuellen Raum kommen. Und das ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für das gesamte virtuelle Meeting oder den virtuellen Workshop. Nutzen Sie ihn!


Hebel 2: Teilnehmende aktivieren

Was auch in klassischen Präsenzmeetings oder -workshops zutrifft, gilt im virtuellen Raum verstärkt: Aktivieren Sie Ihre Teilnehmer*innen regelmäßig – lassen Sie sie selbst aktiv werden. Während man im klassischen Präsenzformat einer gut gemachten Präsentation im Schnitt bis zu 20 Minuten gut folgen kann, gilt für den virtuellen Raum: Spätestens nach zehn Minuten sollten Ihre Teilnehmer*innen selbst aktiv sein. Vielleicht bauen Sie eine kleine Umfrage ein – das ist im Wesentlichen in allen Videokonferenzsystemen wie Zoom oder MS Teams mit wenigen Klicks gemacht. Das Tool Mentimeter bietet darüber hinaus noch viele andere Formen der aktiven Beteiligung.

In zwei kurzen Videos stellen wir Ihnen die Tools Zoom und Mentimeter vor.

Bringen Sie Ihre Teilnehmer*innen in s.g. Breakout Sessions in einen engen thematischen Austausch oder gestalten Sie eine virtuelle Podiumsdiskussion oder Fishbowl-Diskussion, um Expert*innen in ansprechender Weise zu Wort kommen zu lassen. Die Möglichkeiten sind auch im virtuellen Raum so vielfältig wie die Themen und Gruppen mit den Sie arbeiten. Doch mal abgesehen davon, welche Methode Sie im konkreten Fall einsetzen: Allen Ideen ist gemeinsam, dass die  Teilnehmer*innen selbst aktiv sind. Sie stellen Fragen, reflektieren alleine oder in Paaren, entwickeln Ideen in Plenum oder Kleingruppe und visualisieren diese auf ihrer eigenen virtuellen Pinnwand. Lesen Sie dazu mehr unter „Hebel 3“.

Tipp: Für das beliebte Videokonferenz-Tool Zoom haben wir Ihnen eine Anleitung für die wichtigsten Funktionen zusammengestellt. Damit können Sie sofort loslegen.


Hebel 3: Konsequente Visualisierung der Inhalte

Moderation im virtuellen Raum hat gegenüber einer Telfonkonferenz zwei unschätzbare Vorteile: Zum einen sehen Sie die Teilnehmer*innen zumindest über Video und können Beteiligung und Reaktionen besser abschätzen. Zum anderen können Sie über das Teilen Ihres Bildschirms Inhalte visualisieren, die sie präsentieren und auf gemeinsame Arbeitsergebnisse schauen. Achten Sie dabei vor allem auf diese Aspekte:

  • Alle Dokumente, die Sie während eines Meetings oder Workshops aufrufen wollen, sollten Sie bereits vorab im jeweiligen Programm geöffnet haben, damit Sie diese über die Funktion „Bildschirm teilen“ für alle Teilnehmer*innen sichtbar machen können.
  • Zeigen Sie auch Agenda, Zeitplan und organisatorische Aspekte über den geteilten Bildschirm (z.B. über MS PowerPoint). Auch Leifragen für die Diskussion oder Anleitungen für Übungen sollten Sie unbedingt visualisieren. Am besten verschicken Sie zusätzlich eine Agenda auch schon vorab an alle Teilnehmer*innen.
  • Richten Sie sich vor Ihrem Workshop eine oder mehrere virtuelle Pinnwände bzw. Whiteboards ein, mit denen Sie im Plenum oder in Breakout-Gruppen arbeiten werden. Dazu kommen spezielle Programme wie Mural oder Miro in Frage. Einfachere Dinge im Plenum können Sie aber auch sehr gut direkt in leeren PowerPoint-Folie machen, wenn Sie z.B. die Kommentarfunktionen von Zoom nutzen.

 

Hebel 4: Struktur – Struktur – Struktur

Bieten Sie als Moderator*in ein Höchstmaß an Struktur an, und tun Sie das auf mehreren Ebenen:

  • Inhaltliche Struktur: Klären Sie im Vorfeld das Ziel ab, erläutern Sie es zu Beginn des Meetings. Entwickeln Sie eine realistische Agenda mit thematisch logisch auf einander aufbauenden inhaltlichen Blöcken. Machen Sie immer wieder deutlich, an welcher Stelle Sie stehen und was gerade die Fragestellung oder Priorität ist.
  • Zeitliche Struktur: Die Taktung sollte im virtuellen Raum enger sein als in einer Präsenzveranstaltung. Geben Sie für einzelne Arbeitsschritte klare Zeitvorgaben und halten Sie diese ein. Auch für das Ende eines virtuellen Workshops und vor allem Meetings gilt: Sie müssen in der Regel pünktlich schließen, da es Anschlusstermine gibt.
  • Struktur in der Diskussion: Nehmen Sie die Aufgabe ernst, die laufenden Diskussionen durch aktive Moderation zu strukturieren. Fassen Sie immer wieder zusammen, wiederholen Sie die Kernpunkte und stellen Sie Rückfragen, wenn etwas unklar erscheint. Die Erfahrung zeigt, dass Sie im virtuellen Raum kaum übertreiben können, wenn Sie eine sehr straffe Moderation von Anfang an durchziehen. Die Teilnehmer*innen werden es Ihnen danken.

Sie sehen: Mit Klarheit über die wichtigsten Hebel und einem cleveren Einsatz ausgewählter Tools lässt sich auch im virtuellen Raum eine sehr lebendige und anregende Umgebung gestalten. Nutzen Sie die ein oder andere Idee, die wir Ihnen hier vorgestellt haben, und Sie werden sehen: schon mit kleinen Elementen lässt sich wirklich viel erreichen.

 

In unserem virtuellen Live-Training erleben wir die Möglichkeiten virtueller Moderation ganz praktisch und können sich selbst als Moderator*in im geschützen Raum ausprobieren. Haben Sie Fragen dazu? Schreiben Sie uns – wir freuen uns auf Ihre Nachricht.