Verständ­lich und persön­lich schrei­ben – ein Erfolgs­fak­tor

Kompli­zierte, gestelzte Formu­lie­run­gen erzeu­gen Distanz. Das mag im Einzel­fall erwünscht sein. Doch vorran­gig geht es in der beruf­li­chen Kommu­ni­ka­tion um Verständ­lich­keit und eine freund­li­che Haltung. Deshalb soll­ten Sie Ihre Schrift­spra­che entstau­ben.

Begin­nen wir mit etwas Lästi­gem: Sie erhal­ten einen Brief vom Finanz­amt. Sie müssen ihn drei Mal lesen, um ihn zu verste­hen. Und beson­ders freund­lich wirkt das Schrei­ben auch nicht. Es ist in soge­nann­tem „Amts­deutsch“ formu­liert. Behör­den­spra­che soll möglichst unan­greif­bar sein, sach­lich und präzise. Darüber hinaus hat dieser Stil noch einen Bezie­hungs­ef­fekt: Sie als Leser*in sollen ja nicht den Eindruck gewin­nen, hier schreibe Ihnen ein*e nette*r Finanzbeamte*r. (Sonst kommen Sie womög­lich noch auf die Idee, da drücke jemand auch mal ein Auge zu!) Der amtli­che Stil dient dazu, sich Respekt zu verschaf­fen. Hier schreibt nicht der Mensch, sondern die Insti­tu­tion.

Zum Glück haben sogar Behör­den inzwi­schen erkannt, dass eine derart gestelzte und umständ­li­che Spra­che zu Verstän­di­gungs­schwie­rig­kei­ten führt und letzt­lich Ressour­cen bindet. In Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen ist sie ohne­hin fehl am Platz. Trotz­dem tendie­ren viele Menschen dazu, sich in der beruf­li­chen Kommu­ni­ka­tion zumin­dest an diesem Behör­den­stil anzu­leh­nen.

Dahin­ter steckt oft die Sorge, durch den Verzicht auf Flos­keln und vermeint­lich gängige Formu­lie­run­gen angreif­bar oder unge­bil­det zu wirken. Doch Sie zahlen einen Preis dafür. Mit jedem Text knüp­fen Sie Kontakt zum Leser oder zur Lese­rin. Ob Sie wollen oder nicht, Sie gehen für die Dauer des Schreib­pro­zes­ses eine Bezie­hung zu dieser Person ein. (Die Leser*innen wiederum gehen während der Lektüre eine Bezie­hung zu Ihnen ein.) Und wenn Sie verständ­lich und leben­dig formu­lie­ren, statt auf Flos­keln zurück­zu­grei­fen, können Sie diese Bezie­hung posi­tiv gestal­ten.

Einfach schrei­ben heißt Stärke zeigen

Das oberste Gebot in der schrift­li­chen Kommu­ni­ka­tion ist die Verständ­lich­keit. Was Verständ­lich­keit ist, hängt natür­lich davon ab, wer Ihren Text lesen soll. Die Verwen­dung von Fach­spra­che beispiels­weise ist in Fach­krei­sen selbst­ver­ständ­lich. Laien gegen­über aber schaf­fen Sie damit – siehe oben – Distanz. Schon bevor Sie Ihren Text schrei­ben, müssen Sie sich daher ein paar Gedan­ken über Ihre Adres­sa­ten machen. Dennoch gilt: Auch Fach­kol­le­gin­nen und ‑kolle­gen freuen sich, wenn Sie sich möglichst einfach ausdrü­cken.

Befürch­ten Sie, mit einer unkom­pli­zier­ten Spra­che unpro­fes­sio­nell zu wirken? Das Gegen­teil ist der Fall: Komplexe Inhalte verständ­lich darzu­stel­len, ist ein echter Wett­be­werbs­vor­teil. Erstens bewei­sen Sie damit Abstrak­ti­ons­ver­mö­gen. Sie sind in der Lage, auf das Wesent­li­che zu fokus­sie­ren. Und außer­dem zeigen Sie durch das Bemü­hen um Verständ­lich­keit, dass Sie den Empfän­ger oder die Empfän­ge­rin respek­tie­ren: „Ich möchte, dass du mich verstehst!“ Die innere Bereit­schaft der Leser*innen, Ihren Text wirk­lich aufzu­neh­men und Ihrer Argu­men­ta­tion zu folgen, erhöht sich dadurch immens! Eine klare, verständ­li­che Spra­che kann also zum Erfolgs­fak­tor werden.

Der rich­tige Tonfall verbes­sert Bezie­hun­gen

Wie Sie etwas ausdrü­cken, ist in der Schrift­spra­che noch wich­ti­ger als in der münd­li­chen Kommu­ni­ka­tion. Denn wenn Sie einer Person gegen­über­ste­hen, können Sie mit Mimik, Stimme und Gestik die rich­ti­gen Signale setzen. Diese soge­nann­ten quali­fi­zie­ren­den Botschaf­ten helfen, das „Gemeinte“ zu entschlüs­seln. Beim Schrei­ben hinge­gen kommu­ni­zie­ren Sie nur über einen Kanal: eben Ihren Text. Sie können also nicht sehen, wie Ihre Nach­richt ankommt. Und je nach­dem, wie konflikt­träch­tig das Thema ist, können sogar Botschaf­ten in Ihren Text „hinein­ge­le­sen“ werden, die Sie gar nicht mitschi­cken woll­ten. (Weshalb Sie auch niemals Konflikte per E‑Mail austra­gen soll­ten, dazu ein ander­mal mehr.) Es lohnt sich also, persön­lich zu formu­lie­ren und für einen guten Kontakt zur*m Leser*in zu sorgen.

Die Grund­lage dafür legen Sie mit einer freund­li­chen, frischen Spra­che. Dies bedeu­tet u. a., dass Sie versu­chen, Ihren schrift­li­chen Ausdruck dem münd­li­chen anzu­nä­hern. Spre­chen Sie Ihr Gegen­über direkt an, aber lassen Sie auch sich selbst und Ihre Rolle nicht aus. Nehmen Sie eine offene Haltung ein. Und verges­sen Sie das alte Vorur­teil, einen Satz mit „ich“ zu begin­nen sei schlech­ter Stil. Spre­chen Sie nicht nur von sich – aber verste­cken Sie sich auch nicht hinter Text­bau­stei­nen.

Der Effekt: Sie zeigen sich als Person. Ihre Leser/innen spüren, dass Sie Kontakt aufneh­men. Ihre Spra­che wirkt leben­dig. Wenn Sie diese Haltung mit verständ­li­chen und sinn­voll ausge­wähl­ten Infor­ma­tio­nen verbin­den, senden Sie kongru­ente, posi­tive Signale: „Ich kenne dich, Leser*in, und respek­tiere deine Bedürf­nisse. Ich nehme dich wahr.“ Damit gewin­nen Sie die Lese­rin­nen und Leser für sich. Und übri­gens auch Finanz­be­amte. Für den Fall, dass Sie einmal zurück­schrei­ben müssen.

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