Meetings effektiv, effizient und sinnvoll gestalten
2. November 2017 von Desiree Bösemüller
Sie gehen mit Kopfschmerzen aus einem Meeting? Haben das Gefühl es war wieder einmal Zeitverschwendung oder haben endlich ihre dringenden Einkäufe erledigt? Sie sind leider nicht allein. Die Klagen über zu viele, zu sinnentleerte Meetings häufen sich in unserem Beratungsalltag. Dabei verbringen wir einen Großteil der Zeit (laut Bain-Studie etwa 15 Prozent) für Meetings drauf – und die Zahl ist steigend.
Doch was machen die Mitarbeitenden eigentlich während einer Besprechung? Laut Bitkom erledigen 4 von 10 Smartphone-Nutzer*innen private Dinge während einer Besprechung, z.B. lesen 67 Prozent Nachrichten, 15 Prozent informieren sich über Sportergebnisse und 6 Prozent kaufen online ein. Drei Viertel der Mitarbeitenden empfinden dieses Verhalten als störend – 20 Prozent sagen, die Smartphone-Nutzung ist heute normal. Für uns stellt sich an dieser Stelle nicht die Frage: Smartphone-Nutzung ja oder nein, sondern die Frage: Wie gestalten wir Meetings so, dass die Teilnehmenden sich aktiv eingebunden fühlen und gar nicht erst die Zeit oder Lust für private Erledigungen aufkommt?
Hier fünf Impulse für gute Meetings:
#Tipp1: Setzen Sie eine klare Agenda & strenge Zeitvorgabe!
Um ein wirklich effizientes Meeting durchzuführen, empfehlen wir Ihnen in jedem Fall eine Agenda und eine Zeitbegrenzung. Eine Agenda könnte folgendermaßen gestrickt sein:
- Themen: Welche Themen gibt es – jeweils ein bis zwei erklärende Stichpunkte je Thema?
- Themenverantwortlich*e: Wer hat die Themen eingebracht und kann diese kurz und knapp einleiten?
- Zeitschätzung: Wie viel Zeit beanspruchen die Themen (etwa)?
- Zeitrahmen: Wie viel Zeit ist insgesamt für das Meeting angesetzt?
Gegebenenfalls kann man die Themen auch gliedern nach: Wichtigkeit / Dringlichkeit oder nach reine Information / Konsultation / Entscheidungsfindung notwendig. Bezüglich der Zeit, denken Sie bitte an das Parkinsonsche Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Es braucht also meist nicht mehr Zeit, sondern eine klare Zeitbegrenzung.
Wir selbst nutzen für unsere Projektteamrunden eine Standard-Agenda, auf die jeder unter der Woche zugreifen und Fragen/ Themen/ Anliegen hinzufügen kann – stets mit Namenskürzel. Unsere Standard-Agenda ist dabei einfach gehalten:
- Check-In (Wie geht es euch?)
- Team & Orga (Wichtige Informationen zum Teilen?)
- Projektrunde (drei Projekte aus der letzten Zeit: Was beschäftigt, begeistert, fordert Dich gerade in Deinen Projekten? Was möchtest du aus deinen letzten Projekten teilen – Buchempfehlungen, Drehbücher, etc.? Wo brauchst du kollegiale Beratung oder kurzen Austausch?)
Für das Meeting sind 55 Minuten angesetzt – warum 55 Minuten? Das erfahren Sie weiter unten im Blog.
#Tipp 2: Laden Sie nur die Personen ein, die etwas zu den Themen beitragen!
Anhand der Agenda stehen die Themen und die Themenverantwortlichen, außerdem wird ggf. klar, ob eine Entscheidung ansteht. Nächste Frage ist also: Wen – außer den Themenverantwortlichen – braucht es noch, um das Meeting effizient und effektiv zu gestalten? Es kann auch sein, dass bestimmte Personen nur zeitweise zum Meeting dazukommen, um bestimmte Themen zu bearbeiten – dann muss die Agenda entsprechend gestaltet sein. Es sollte unbedingt der Druck vermieden werden, dass alle bei allem dabei sein müssen und das Meetings der Macht und dem Einfluss in der Organisation dient. Genauso wie die Agenda eine klare Erwartung an die besprochenen Themen haben muss, so muss das Protokoll in aller Kürze die wesentlichen Ergebnisse und Diskussionspunkte enthalten.
Bei denkmodell haben wir themenspezifische „Kreise“ (z.B. Führungskräfteentwicklung, Agilität, HR, Mittelstand, Verhandlung, …) die sich in regelmäßigen Abständen (meist einmal im Quartal und dazwischen bedarfsabhängig) treffen, um die wichtigsten Entwicklungen nachzuhalten, über Vorschläge zu den jeweiligen Themen zu diskutieren und als Expertenkreis Entscheidungen in dem Thema für das Unternehmen zu übernehmen. In den Kreisen dürfen grundsätzlich alle Mitarbeitenden mitwirken, Voraussetzung ist, dass sie etwas beitragen können (Projekterfahrung, Gestaltungsinteresse, etc.).
#Tipp 3: Starten Sie Meetings pünktlich!
Meetings, die nicht pünktlich beginnen, kosten Geld. Außerdem kann bei den Wartenden Frust aufkommen. Oder schlimmer noch: Irgendwann kommt keiner mehr pünktlich und Meetings strecken sich, weil sich die Personen ständig verpassen oder neu koordinieren müssen. Unser Tipp ist daher recht einleuchtend: Meetings pünktlich beginnen und nicht auf einzelne Personen warten.
Sollten Sie die Möglichkeit haben, machen Sie zu Beginn von Teammeetings ein lautes Geräusch (Glocke, Gong) und läuten Sie das Meeting damit ein.
Bei denkmodell empfehlen wir manchen Unternehmen Meetings mit 55 Minuten anzusetzen, damit einzelne Personen nicht sagen „Ich muss jetzt weg – zum nächsten Meeting.“ Denn genauso wichtig wie der gemeinsame Beginn ist der gemeinsame Abschluss eines Meetings. Bei denkmodell nutzen wir die 5 Minuten gern, um noch schnellen einen Tee oder Kaffee zu machen.
#Tipp 4: Legen Sie eine Moderation und einen Protokollanten fest!
Zugegeben wir haben vorhin bei der Standard-Agenda etwas gelogen, um diesen Punkt nicht schon vorwegzunehmen, denn unsere erste Frage auf jeder unserer Agenden lautet: Wer moderiert und wer führt Protokoll?
Bei uns melden sich die Teammitglieder oft freiwillig, in anderen Organisationen geht es beispielsweise gemäß Alphabet einmal die Reihe rum. Das Protokoll sollte dabei möglichst zeitnah erstellt werden – spätestens zwei Tage nach dem eigentlichen Meeting, damit To-Do‘s nicht versanden. Damit dies funktioniert, sollte das Protokoll so knapp wie möglich gehalten werden und nicht vorab in Qualitätsschleifen geschickt werden. Es ist ein Arbeitsdokument und kein offizieller Bericht. Besser gleich in die Runde schicken und die TN bitten, Änderungen und Korrekturen selbst vorzunehmen – idealerweise als gemeinsam geteiltes Dokument auf einem Server.
#Tipp 5: Treffen Sie Vereinbarungen!
Schließen Sie ein Meeting nicht mit lauter losen Enden – treffen Sie Vereinbarungen zu den nächsten Schritten und legen Sie dafür Zeiten sowie Verantwortlichkeiten fest. Sollte ein Thema nicht zu Ende besprochen werden können, vereinbaren Sie auch hier, wo wann und mit wem weiter darüber diskutiert werden soll, wie das Mandat für die nächsten Schritte ist und was es ggf. benötigt, um hier zügig zu einer Entscheidung zu kommen.
Auch Sätze à la „Ja, könnten wir mal machen…“ oder „Müssten wir mal…“ sollten Sie nicht im Raum stehen lassen, sondern entscheiden: Ist das wichtig oder dringend? Nehmen wir es in einen Themenspeicher auf? Wer schaut wann auf den Themenspeicher? Wenn es wenig Unterstützung gibt, dann lieber weg.
Bei denkmodell nutzen wir ein Trello-Board als Backlog/Themenspeicher und haben hier Kategorien wie „Produktideen“, „Blogartikel“ oder auch „OE-Ausbildung“. Die einzelnen Einträge werden dann Personen zugewiesen und mit Erinnerungsdatum versehen – so bleiben die Ideen erhalten und die Vereinbarung lautet dann „Jetzt erstmal nicht. Später nochmal draufschauen.“. Zudem kann man bei Trello Funktionen nutzen, wie „Voting“ für ToDos („Likes“ um Unterstützung und Priorität für ein Thema sichtbar zu machen) und „Alterung“ von To-Dos (Karten blenden sich langsam aus, womit man unwichtigere To-Dos erkennt). Neben Trello gibt es natürlich auch andere Kollaborativ-Werkzeuge für die Organisation von Aufgaben im Team. Bei Aufgaben, die Beispielsweise sehr kleinteilig und schnell zu bearbeiten sind, nutzen Kolleg*innen z.B. Microsoft To Do als gemeinsame To-Do-Liste.
Das waren sie erstmal – unsere Impulse für gute Meetings. Wenn Sie weitere Impulse, Ideen, Ergänzungen oder Anregungen haben – teilen Sie diese gern mit uns. Wir freuen uns über Nachrichten von Ihnen!