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Virtuelle Teamarbeit in Zeiten von Corona: Vier Impulse für Führungskräfte

Das öffentliche Leben verlangsamt sich dramatisch – aktuelle Meldungen zu Covid-19 überschlagen sich: für manche eine hektische Zeit, in der Kinderbetreuung und Arbeit zugleich geregelt werden müssen; für andere eine gute Gelegenheit, innezuhalten und nachzudenken. Viele machen sich nun Gedanken über das Funktionieren unseres Gemeinwesens, sorgen sich um Angehörige und fragen nach dem Sinn unserer sonst so atemlosen Geschäftigkeit. Vielleicht bietet der neuartige Virus eine Chance, effektive Infektionsprophylaxe für die Zukunft zu erlernen, verlässliche Bindungen enger zu gestalten und – damit sind wir beim Thema dieses Blogbeitrags – elektronische Kommunikationsmittel in der Arbeitswelt noch besser zu nutzen.

Impuls 1: Virtuelle Teammeetings gestalten

Bitte stoppen Sie jetzt nicht Ihre Meetings! Verlegen Sie sie in den virtuellen Raum, sei es als Video-Konferenz oder wenigstens als Telefonkonferenz. Von Führungskräften und Unternehmensleitungen wird gerade in Krisenzeiten Präsenz erwartet, und sei es virtuell! Kümmern Sie sich um Ihre Mitarbeiter*innen. Dabei geht es nicht etwa vorrangig um das Senden von Beruhigungsbotschaften, sondern darum, zuzuhören und den Austausch untereinander zu ermöglichen. Vermeiden Sie unstrukturiertes Reden über das Virus, sondern schaffen Sie Klarheit in einer krisenhaften Zeit. Gerne teilen wir Ideen, wie Sie Team-Meetings (20-60 Minuten) in der aktuellen Situation sinnvoll gestalten können.

Tipps für die Vorbereitung virtueller Meetings:

  • Zeitfenster: Wann waren die üblichen Zeiten Ihrer Teammeetings? Bevirtuell-team-meetingsrufen Sie das erste Meeting in diesem Zeitfenster ein. Planen Sie eine kurze Abfrage, ob dieses Zeitfenster (für manche mit der Doppelbelastung von Familie und Beruf) noch sinnvoll ist.
  • Rollenklarheit: Wer lädt zum Meeting ein? Wer moderiert? Wer unterstützt – z.B. durch die Visualisierung von Kerngedanken? Klären Sie vorab, wer was wie protokolliert; das sollte nicht erst zu Beginn des Meetings diskutiert werden.
  • Tagesordnung: Lassen Sie die Moderation eine Tagesordnung mit (etwaigen) Minutenangaben pro Tagesordnungspunkt erstellen. Bieten Sie dabei Ihre Unterstützung an oder übernehmen Sie die Aufgabe selbst, sollte dies noch nicht im Team gemacht worden sein. Schicken Sie die Tagesordnung vorab ins Team, um zu ergänzende Punkte vor dem Meeting an die Moderation heranzutragen.
  • Netiquette: Hinweise zum digitalen Kommunikationsverhalten können helfen. Stellen Sie diese gemeinsam mit der Moderation zusammen: Bitten Sie alle, zu Beginn ihres Redebeitrags kurz ihren Namen zu nennen und um Einhaltung der üblichen Netiquette (ausreden lassen, aktives Zuhören, konstruktive Kritik, freundliches Nachfragen bei Unverständnis).
  • Größe des Meetings: Bilden Sie möglichst kleine Teams für Ihre virtuellen Meetings mit bis zu zehn Teilnehmenden, sonst werden die Besprechungen besonders schnell ermüdend.
  • Technik: Machen Sie sich mit dem Gebrauch der Technik vertraut und testen Sie diese vorher. Prüfen Sie noch einmal: Wo können sich Teilnehmende stumm schalten? Wie können sie sich melden? Wie können Sie ggf. kleine Gruppenräume einstellen? Wie können Sie Ihren Bildschirm teilen, und wie können Sie die Moderation an jemand anderes abgeben?
  • Anleitung: Schicken Sie ggf. eine Anleitung für die Nutzung des Tools in Ihr Team. Bitten Sie alle Teammitglieder, sich fünf Minuten vor Beginn des ersten Teammeetings einzuloggen, um das technische Setup zu prüfen. Stellen Sie sicher, dass es eine Ansprechperson für technische Fragen aus dem Team gibt.

Tipps für die Durchführung virtueller Meetings

Sorgen Sie für eine strukturierende Moderation, die darauf achtet, alle zu beteiligen; achten Sie auf gutes Zeitmanagement und bremsen Sie Vielredner*innen. Die anderen werden es Ihnen danken.

Für die Abfolge Ihres Meetings bietet sich folgende Gliederung an:

  1. Begrüßung durch die Moderation, falls notwendig technische Hinweise (vor allem „Stummschaltung“) und ggf. Kommunikationshinweise; Vorstellung/Änderung/Ergänzung der vorab versandten Agenda.
  2. Check-in zum Ankommen in der Runde: Wie geht es mir? Wie klappt es mit meinem Tandem (siehe Impuls 2)? Was bedeutet Corona gerade für mich persönlich? Wie ist meine Familie versorgt? Führungskräfte sollten hier gut zuhören und eventuellen Unterstützungsbedarf wahrnehmen!
  3. Update zu Corona und den Auswirkungen auf die Organisation: Was hat die Unternehmensleitung beschlossen oder mitgeteilt? Welche neuen Entwicklungen gibt es?
  4. Corona und unser Team: Welche Auswirkungen müssen wir bedenken? Worauf müssen wir reagieren oder uns vorbereiten? Wo können wir gerade jetzt aktiv werden?
  5. Aktuelle Aufgaben und Projekte (verschiedene Punkte aus dem Team, evtl. Kurzberichte reihum)…
  6. Zusammenfassung: Welche Vereinbarungen haben wir getroffen? Welche Fragen sind offen geblieben und werden von wem bis wann beantwortet?
  7. Termine: Was steht in nächster Zeit an?
  8. Falls notwendig: Rollenklärung für das nächste virtuelle Treffen (Einladung, Moderation, Zeitfenster, Protokoll,…)
  9. Verabschiedung, idealerweise mit Check-out: Wie geht es mir nach diesem Treffen? Was können wir beim nächsten virtuellen Meeting noch besser machen?

Eine solche Tagesordnung stellt sicher, dass zumindest beim Check-in alle gehört werden und nicht bloß Einzelne sprechen. Behalten Sie deshalb das Check-in in jedem Fall bei. Je seltener man sich persönlich trifft, umso wichtiger sind solche kleinen Runden, in denen man sich gegenseitig darüber auf den Stand bringt, wie es einem geht. Natürlich kann eine solche Einstiegs-Runde mit mehr als zehn Beteiligten auch schnell langatmig werden. Achten Sie deshalb auf möglichst kleine Meetings.

Sollten Sie längere Teammeetings planen, denken Sie in jedem Fall an Pausen. Nach 90 Minuten brummt der Kopf und es braucht eine Bio-Pause.

Tipps für die Nachbereitung virtueller Meetings

Sorgen Sie für einen zügigen Versand des Protokolls, gern bereits mit Einladung und Rollenaufteilung für das nächste virtuelle Meeting. Ein kurzer aber umso wichtigerer Hinweis: Ein Protokoll sollte ein stichwortartiges Dokument sein, das die getroffenen Vereinbarungen, Fragen und nächsten Schritte festhält – zum Beispiel in Tabellenform. Außerdem kann es hilfreich sein, festzuhalten, wer an dem Meeting teilgenommen hat. Aus der praktischen Erfahrung wissen wir: Ein umfangreicher Fließtext oder eine detaillierte Mitschrift werden weder im Nachgang gelesen, noch beugen sie Missverständnissen vor. Hier gilt: In der Kürze liegt die Würze!

Impuls 2: Informell in Kontakt bleiben in Zeiten von remote work

remote-work-virtuell-teamZwischen den Team-Meetings braucht es ebenfalls Austausch, besonders wenn Ihre Mitarbeiter*innen nur noch vom Home Office aus arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter*innen täglich mindestens einen Anruf erhalten, sei es von der Führungskraft oder von Kolleg*innen. Eine gute Möglichkeit besteht darin, Tandems auf Zeit (zum Beispiel für zwei Wochen) zu bilden, die sich gegenseitig täglich zu einer bestimmten Uhrzeit anrufen. Diese „Buddies“ müssen ansonsten nicht täglich zusammenarbeiten, sondern können quer im Unternehmen zusammengestellt oder zusammengelost werden.

Solche „Dates“ bringen wichtige Abwechslung. Die persönlichen Kontakte werden derzeit stark reduziert, das braucht für die virtuellen nicht zu gelten! Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter*innen ruhig zu virtuellen Entdeckungsreisen, zu Anrufen und Mails außerhalb des Gewohnten. Kontakte, die jetzt virtuell geknüpft werden, können später bedeutsam werden. In vielen Organisationen trifft man sich nun zum virtuellen „Kaffee- oder Teetrinken.“ Während sich die Kolleg*innen daheim tatsächlich ein warmes Getränk zubereiten, wird einfach kurz miteinander telefoniert. Hier kann es um die ganz simplen Fragen gehen: „Woran arbeitest du gerade? Wie geht es dir gerade tatsächlich? Was fordert dich gerade heraus?“ Geben Sie hier gern eine Reihe von Fragen an die Hand und weisen Sie nochmals darauf hin, dass beide Gesprächspartner*innen Gelegenheit zum Sprechen/Zuhören haben sollten.

Um informellen Austausch im Team weiterhin aufrecht zu erhalten, haben wir bei denkmodell beispielsweise einen Team-Chat, in dem wir Bilder von unseren Home-Offices oder kleine Inspirationen für Zwischendurch teilen. Das trägt zum Teamgefühl bei – über die Bildschirmgrenzen hinaus.

Impuls 3: Klarheit und Empathie im mündlichen und schriftlichen Austausch

virtuell-arbeit-empathie-mimikAls Führungskraft ist es außerdem wichtig, auch remote erreichbar zu bleiben. Schaffen Sie unbedingt Klarheit darüber, in welchen Zeiträumen Sie erreichbar sind und wann man von Ihnen keine Antwort erwarten darf. Versuchen Sie diese Klarheit für Ihr gesamtes Team herzustellen (ggf. ergeben sich durch Familie/Beruf teilweise andere Zeitslots). Sprechen Sie mit jedem*r Mitarbeiter*in mindestens 1x pro Woche persönlich oder in einem kleinen Team-Meeting (max. 4 Personen). Für diese Meetings ist ein geschützter Raum wichtig. Hier eignen sich Fragen wie „Wo klemmt es im Moment? Was brauchst du jetzt von mir? Wie kann ich dich unterstützen?“

Auch in der schriftlichen Kommunikation braucht es viel Klarheit und Empathie. Denken Sie beim Formulieren von Mails daran: So freundlich wie möglich! Ein Großteil unserer Kommunikation wird über Mimik, Gestik und Tonlage transportiert. Das fällt bei der rein schriftlichen Kommunikation weg. Der Ton macht also die Musik – und die Musik kann schnell rauer klingen, als eigentlich gemeint. Daher: Lesen Sie in Zeiten von Stress und Druck lieber zweimal über eine schnell getippte Mail. Und verzichten Sie auf passiv-aggressive Formulierungen wie „Wie in meiner letzten Mail schon gefragt, …“.

Sollte doch mal eine Spannung auftreten, warten Sie nicht darauf, bis Sie sich wieder persönlich treffen können. Vereinbaren Sie einen Termin zum konstruktiven Gespräch mit den Betroffenen. Lesen Sie vorher noch diese Hinweise zum digitalen Streiten.

Impuls 4: Neue Chancen erkennen & wahrnehmen

Überhaupt bietet der Verzicht auf die übliche Betriebsamkeit allerhand Chancen, wirklich Wichtiges zu tun:

  • Endlich mal die Ablage aufräumen, die elektronische Aktenverwaltung à jour bringen
  • Konzepte für neue Projekte entwickeln und Testballons starten
  • Strategien und Geschäftsideen entwickeln, die vielleicht gerade durch das Virus möglich werden (vom Lieferservice bis zur Online-Beratung)

Und ganz abgesehen davon: Vielleicht können Sie einfach weniger tun und die geschenkte Zeit alleine oder mit Ihren Lieben genießen?

In diesem Sinne: Bleiben Sie gesund, kommen Sie gut durch die Tage und machen Sie was draus!

Lassen Sie uns gern wissen: Welche Fragen beschäftigen Sie gerade rund um das Thema virtuelle Teamarbeit und Home Office? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und E-Mails!

 

Sie möchten weitere Tipps für das Organisieren von remote work und virtuellen Meetings? Dann haben wir hier ein paar Empfehlungen zum Weiterlesen:

Autor*innen: Désirée Bösemüller & Albert Eckert


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