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Virtuelle Meetings moderieren – Tipps und Tricks

Virtuelle Besprechungen sind in vielen Organisationen an der Tagesordnung. Über Online-Plattformen wie Skype for Business, Google Hangouts oder Go to Meeting versuchen Teams, in möglichst kurzer Zeit über teils große Distanzen in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Was so einfach klingt, birgt in der Praxis eine Vielzahl von Schwierigkeiten: Angefangen von technischen Störungen über viel zu volle Agenden bis hin zu atmosphärischen Spannungen zwischen den Teilnehmenden.

Hier kommt virtuelle Moderation ins Spiel, ohne die kein Online-Meeting stattfinden sollte. Auch ohne professionelle Moderatorenausbildung können Sie die wichtigsten Grundlagen und Tricks virtueller Moderation lernen – ein paar davon möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näherbringen.

Einstieg: Virtuelle Gruppendynamik – Kontakt ermöglichen

eModeration-virtuelle-ModerationKernelement ist immer wieder die Frage: Wie bekommen wir es bestmöglich hin, Menschen im virtuellen Raum auch wirklich in Kontakt miteinander zu bringen. Das fängt schon beim Auftakt eines virtuellen Meetings an. Gibt es einen Punkt, an dem deutlich wird, dass jetzt alle dabei sind und beginnt ein Meeting „bewusst“? Als Moderator/in können Sie beispielsweise in einer  Einstiegsrunde die Frage: „Was sehen Sie, wenn Sie aus dem Fenster schauen?“ Schnell stellt sich hier heraus, dass Menschen unter ganz unterschiedlichen Bedingungen am Meeting teilnehmen. Während die eine Ausblick auf ein Weizenfeld hat, schaut der andere auf eine Industriebrache. Der Dritte hat überhaupt keinen Ausblick, weil er sich für die Besprechung in den fensterlosen Kopierraum zurückgezogen hat und die Wand nur einen halben Meter entfernt ist – von wegen Ausblick! Schnell entsteht im Rahmen einer solchen Einstiegsrunde ein besseres Gefühl für die anderen und Sie befeuern eine Gruppendynamik im virtuellen Raum.

Kommunikationstechniken bei virtueller Moderation – Aktives Zuhören 2.0

Generell gelten für Moderator/innen virtueller Arbeitstreffen bewährte Kommunikationstechniken. Also alles ganz einfach? Nein, denn im virtuellen Rahmen sollten Sie die Techniken deutlich häufiger und prägnanter einsetzen – penetrant im positiven Sinne, wenn Sie so wollen. Wir nennen das auch Aktives Zuhören 2.0. Beispiele dafür können sein: „Habe ich es richtig verstanden, dass…?“ „Können Sie den letzten Punkt nochmals wiederholen, Frau Maier?“  „Ich fasse auch diesen Beitrag nochmals kurz zusammen…“ „Lassen Sie uns jetzt einen Schritt weiter gehen. Bisher hatten wir…“ „Jetzt ist doch die Frage, ob und wie…“

Worauf es in der virtuellen Moderation ankommt – und worauf eben nicht
eModeration-Distanz-moderieren-virtuell

Apropos Moderation: Ist es nicht viel einfacher, Themen und Teilnehmende im Blick zu haben, wenn sich ohnehin alles auf Bildschirmgröße abspielt? Mitnichten, denn als Moderator/in müssen wir nicht nur die eine oder andere Präsentation bedienen, uns um verspätet zugeschaltete Teilnehmende kümmern, die Dokumentation der Ergebnisse sicherstellen, einem Teilnehmenden helfen, seine Audioeinstellungen richtig zu konfigurieren… Zeitgleich sollen wir dann auch noch die Teilnehmenden im Blick haben und die Reihenfolge der Wortmeldungen für alle nachvollziehbar organisieren. Einfach geht anders. Alles also überhaupt nicht einfacher im virtuellen Rahmen, sondern deutlich anspruchsvoller und vor allem anstrengender. Deshalb: Teilen Sie die Rollen sinnvoll auf! Wer kümmert sich darum, dass die wichtigsten Stichpunkte festgehalten werden? Wer ist zuständig für alle Eventualitäten im Hinblick auf die Technik (denn seien wir ehrlich: Es funktioniert nie wirklich alles – jedenfalls nicht von Beginn an!)? Wer startet und bedient die Präsentation zu den letzten Quartalszahlen? Sie sehen schon: All das sollte in der Regel NICHT Aufgabe für Sie als Moderation sein. Sie sollten sich voll auf die Interaktion der Teilnehmenden konzentrieren und darauf, dass sie im Thema gut vorankommen. Also: Fragen stellen, Wortmeldungen abholen, zusammenfassen, weiterführen. Darauf kommt es in der virtuellen Moderation wirklich an.

Möglichkeiten der virtuellen Interaktion

Übrigens: Virtuelle Moderation heißt nicht, dass alles nur verbal besprochen werden sollte. Viele IT-Plattformen bieten Ihnen sinnvolle Möglichkeiten, auch über visuelle Elemente eine Diskussion zu beleben. Starten Sie z.B. eine Live-Umfrage und sprechen Sie über die Ergebnisse, die nur eine Sekunde später für alle als Balkendiagramm vorliegen. Oder nutzen Sie das virtuelle Whiteboard, um gemeinsam mit der Gruppe ihre Ideen zur Gestaltung des neuen Marketing-Prozesses in ein Bild zu gießen.

Fazit

Wenn Sie Ihre Rolle klar haben und wissen, wer wofür zuständig ist, haben Sie schon halb gewonnen. Gelingt es Ihnen dann noch, die richtigen Fragen zu stellen und die Teilnehmenden kontinuierlich in den Prozess einzubeziehen und die Ergebnisse festzuhalten, haben Sie einen richtig guten Job gemacht – anspruchsvoll zwar, aber ohne Schweißausbruch und mit einem Ergebnis, das sich sehen lassen kann.

Wer sich nicht traut dies direkt in einem Business-Meeting auszuprobieren, dem/der empfehlen wir unsere eintägigen Inhouse-Trainings zum Thema „Virtuelle Moderation“. Hier bieten wir die Möglichkeit, die Herausforderungen am eigenen Leib zu erfahren und sinnvolle Techniken anzuwenden, die allen Beteiligten eine wesentlich effektivere, effizientere und vor allem angenehmere virtuelle Zusammenarbeit ermöglicht.

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